Auftragsbestätigung Muster

Schnelle und rechtssichere Erstellung von Auftragsbestätigungen mit unseren kostenlosen Vorlagen

Muster für deine Auftragsbestätigung

Du hast vor einigen Wochen unterschiedliche Angebotsversionen verschickt und dein Kunde entscheidet sich für die Annahme deines Angebots? In diesem Fall eignet sich eine Auftragsbestätigung in jedem Fall. Auch weitere Situationen erfordern eine Auftragsbestätigung, damit der Vertrag zustande kommt. In jedem Fall kann bei der Formulierung des Schreibens ein kostenloses Muster sehr hilfreich sein.

Eine Auftragsbestätigung ist notwendig:

als Reaktion auf eine Bestellung ohne vorherige Offerte,
bei Änderung der ausgehandelten Bedingungen,
bei einem Antrag auf ein freibleibendes Angebot.

Die Bestätigung muss erfolgen, wenn sich im Nachhinein wesentliche Änderungen der ausgehandelten Bedingungen ergeben haben. Das kann zum Beispiel Preise oder Eigenschaften der Waren oder Dienstleistungen betreffen. Auch nachträgliche Änderungswünsche des Auftraggebers können der Anlass sein. Auch bei Bestellungen, die ohne ein vorheriges Angebot erfolgten oder bei Reaktionen auf freibleibende Angebote ist eine Auftragsbestätigung erforderlich. Ein freibleibendes Angebot bindet den Anbietenden nicht, sodass eine Annahme des Angebots durch den Kunden nicht möglich ist. Erst mit der Auftragsbestätigung ist der Auftragnehmer an seine Offerte gebunden und verpflichtet sich, die vereinbarten Lieferungen oder Leistungen zu den bestätigten Bedingungen zu erbringen. In solchen speziellen Fällen können ebenfalls kostenlose Muster als Vorlage oder Formulierungshilfe dienen.

Kostenloses Auftragsbestätigung Muster als Vorlage

Eine Auftragsbestätigung im firmeneigenen Design hinterlässt bei deinen Kunden einen professionellen Eindruck. Unsere Muster bieten die Möglichkeit, schnell und unkompliziert eine Auftragsbestätigung zu erstellen, die alle wichtigen Angaben enthält. Wähle hier das passende Format für den Download der Vorlage:

Auftragsbestätigung Muster für Microsoft Word (97-2003.doc)
Auftragsbestätigung Muster für Microsoft Word (ab 2010.docx)
Auftragsbestätigung Muster als PDF (.pdf)

Wann Auftragsbestätigungen üblich sind

Um Missverständnisse zu vermeiden, sind schriftliche Auftragsbestätigungen auch in den folgenden Situationen üblich:

nach telefonischer oder mündlicher Auftragserteilung oder Bestellung,
bei erstmaliger Bestellung,
bei verzögerter Auftragsbearbeitung (auch auf Wunsch des Kunden),
bei ausdrücklichem Wunsch des Kunden nach einer Auftragsbestätigung,
als ausdrücklicher Hinweis auf die allgemeinen Geschäftsbedingungen des Auftragnehmers.

Die Erstellung einer Auftragsbestätigung ist auch in diesen Situationen einfacher und geht schneller, wenn man eine Vorlage als Formulierungshilfe nutzt. weclapp bietet hierfür kostenlose Muster und Vorlagen zum Download an bzw. die Erstellung unterschiedlicher Auftragsbestätigungen anhand von Mustern direkt in der Software.

Für Lieferungen und Leistungen

In der Praxis können Auftragsbestätigungen unterschiedlich aufgebaut sein, je nach Art des Geschäfts. Vorlagen helfen dabei, diese Schreiben schnell und trotzdem individuell zu erstellen. Beispielsweise schreibt ein Dienstleister nach erfolgten Verhandlungen mit seinem Kunden eine Auftragsbestätigung, in der er alle zu erbringende Leistungen, Konditionen und Preise zusammenfasst. Ein Unternehmer, der Material oder Ware liefert, führt in diesem Schreiben alle vom Kunden bestellten Artikel auf und nennt dabei auch Anzahl, Preise

Aufbau einer Auftragsbestätigung

Auftragsbestätigungen müssen vollständig und korrekt, aber auch übersichtlich sein. Deshalb sind knappe und präzise Formulierungen von Vorteil. Die einzelnen Positionen, egal ob Waren oder Dienstleistungen, sollten für den Kunden erkennbar und nachvollziehbar sein. Auch Preise, Fristen, Lieferkonditionen und alle anderen wichtigen Details müssen aus der Auftragsbestätigung hervorgehen, da sie Vertragsbestandteil sind. Kostenlose Muster und Vorlagen enthalten alle Pflichtangaben. Im Übrigen muss das Schreiben alle Anforderungen erfüllen, die man an einen Geschäftsbrief stellt. Dazu gehören unter anderem die korrekte Firmenbezeichnung des Absenders und des Empfängers. Da sich das Schreiben an einen Kunden richtet, sind freundliche und zuvorkommende Formulierungen sehr wichtig. Auch dezent werbende Elemente, wie zum Beispiel einen Verweis auf das weitere Sortiment, darf eine Auftragsbestätigung enthalten. Sehr wichtig ist in diesem Zusammenhang auch der Dank für den Auftrag. Die Nennung eines konkreten Ansprechpartners im Unternehmen des Auftragnehmers ist sinnvoll. Vorlagen, die sich auf den speziellen Fall anpassen lassen, erleichtern die Arbeit und sparen Zeit. Eine Auftragsbestätigung kann dem Kunden per Post, Fax oder E-Mail zugehen.

Unbedingt das Datum angeben,
Den Absender nicht vergessen,
Der Empfänger sollte als eigener Block dargestellt werden,
gegebenenfalls eine Kundennummer angeben,
Als Betreff: Auftragsbestätigung listen,
Das Datum des Auftragseinganges nicht vergessen,
Wichtig ist der Dank für den Auftrag,
Sowie auch die Bestätigung der Auftragsannahme,
Immer die Gesamtsumme des Auftrags,
Und die Umsatzsteuer (außer bei Kleinunternehmern)aufzeigen,
Kontaktdaten für Rückfragen bereitstellen,
Den Hinweis auf allgemeine Geschäftsbedingungen beachten!

Bei Auftragsbestätigungen für Lieferungen:

Die Bezeichnung der einzelnen Artikel erläutern,
Gegebenenfalls auch die Artikelnummer angeben,
Wichtig ist auch die Menge je Position,
Sowie selbstverständlich der Einzelpreis,
Auch der Gesamtpreis je Position sollte nicht fehlen,
Unbedingt die Lieferadresse
Und die Lieferfristen angeben.

Bei Auftragsbestätigungen für Dienstleistungen:

Die Art der Dienstleistung (eventuell aufgeschlüsselt) erläutern,
Auch der Termin oder die Frist sind wichtig,
Gebe gegebenenfalls den Ort an,
Preis(e) für Leistungen und sonstigen Aufwand nicht vergessen.

Schriftform empfehlenswert

Rein juristisch betrachtet kann eine Auftragsbestätigung und damit der Vertragsschluss auch mündlich erfolgen. Trotzdem ist die schriftliche Vorlage der Bestätigung auf jeden Fall empfehlenswert, um die Gefahr von Missverständnissen und Unklarheiten zu beseitigen. Mitunter bemerkt der Kunde erst dadurch, dass der Geschäftspartner bestimmte Details falsch verstanden hat. Kostenlose Muster und Vorlagen erleichtern dem Auftragnehmer die Arbeit, sodass die Erstellung dieser Schreiben kein Problem ist. Eine schriftliche Auftragsbestätigung gibt beiden Parteien Sicherheit. Denn sollte es im Nachhinein zu Unstimmigkeiten kommen, kann man eher ein Schriftstück als Beweismittel zur Vorlage bringen als eine mündliche Absprache. So lassen sich letztendlich auch gerichtliche Auseinandersetzungen vermeiden. Muster für Auftragsbestätigungen erhältst du hier kostenlos. Diese lassen sich als Vorlage übernehmen oder als Anregung für eigene Formulierungen verwenden.

Softwareunterstützte Erstellung von Auftragsbestätigungen – weclapp ERP-Software

Auftragsbestätigungen lassen sich mit weclapp schnell, effizient und rechtssicher gestalten. Das spart nicht nur Zeit, sondern gibt auch Sicherheit, alle Details beachtet zu haben. Auftragsbearbeitung, Erstellung der Rechnung, Zahlungsmanagement und Buchführung lassen sich dabei miteinander verknüpfen, sodass die jeweils benötigten Daten jederzeit ohne großen Aufwand zur Verfügung stehen. Adressen und Stammdaten lassen sich bei der Erstellung der Auftragsbestätigung übernehmen. Es ist zu jedem Zeitpunkt ersichtlich, welcher Auftrag bereits bestätigt wurde und wo sich eventuell Änderungen hinsichtlich Menge, Preis oder Konditionen ergeben haben. Integrierte Muster und Vorlagen für Auftragsbestätigungen kann man bei weclapp bequem anpassen. Sie bieten Anregungen für rechtssichere und kundenfreundliche Formulierungen. Gespeicherte Daten, wie beispielsweise die Anschrift des Kunden, übernimmt man automatisch in die Vorlage für das Schreiben. Eine gelungene Auftragsbestätigung schützt nicht nur vor Missverständnissen und Ärger, sondern trägt auch zur Kundenbindung bei. Deshalb ist es wichtig, jede Vorlage an den jeweiligen Kunden und an den Auftrag anzupassen. Trotzdem sind passende Vorlagen eine große Hilfe, wenn es darum geht, den Geschäftsbrief korrekt zu formulieren und dabei auch kundenorientiert aufzutreten. weclapp bietet eine leicht zu bedienende Software, mit der sich auch Auftragsbestätigungen automatisch erstellen lassen.

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Die hier bereitgestellten Informationen wurden mit größter Sorgfalt recherchiert. Dennoch kann weclapp keine Gewähr für die Richtigkeit übernehmen. Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass die Daten keine Handlungsanleitung darstellen, sondern als Erstinformation gedacht sind und eine fachliche und individuelle Beratung nicht ersetzen können.

Stand: 11.09.2023

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